Контроль сотрудников. Повышаем уровень доверия в компании/
Стремление бизнеса развиваться и повышать свою эффективность - логичное и закономерное направление действия. При этом, чтобы бизнес функционировал эффективно, не достаточно оптимизировать ресурсы компании, дать задания подчиненным и заключить максимальное количество деловых отношений с клиентами.
В любом виде управления, важным элементом является контроль и мониторинг работы. Контроль (сейчас мы говорим о нем в целом) необходим для своевременного реагирования на текущую ситуацию, воздействия на бизнес-процессы и предупреждения негативного влияния факторов, возникающих в ходе использования ресурсов производства.
Если говорить о контроле более узко, как о функции менеджмента персонала, то здесь контроль используется на трех этапах:
- предварительный (до начала фактических работ);
- текущий (во время фактических работ и их корректировки);
- заключительный (нужен для подведения итогов и предоставления обратной связи).
В данной статье мы рассмотрим конкретный инструмент контроля сотрудников и выясним на примере кейсов, как этот инструмент влияет на формирование корпоративной культуры, уровень доверия и улучшение взаимодействий внутри коллектива.
GPS-контроль сотрудников
Где находится сотрудник? Куда он уезжает в течение дня? Влияют ли как-то постоянные разъезды на эффективность и продуктивность? Без контроля перемещений на такие вопросы довольно сложно ответить. А чтобы такой ответ был, нужны соответствующие инструменты мониторинга. GPS-трекеры или приложения GPS-мониторинга местоположения.
“А этично ли это?”, “Это подорвет доверие внутри коллектива!”, “У меня и так все честно работают!”, “Это никак не повлияет на эффективность” - давайте подробно разберём каждое из этих утверждений, которое довольно часто встречается у бизнеса.
ЭТО НЕ ЭТИЧНО
Действительно, на первый взгляд может показаться, что это довольно “скользкая” тема, ведь руководитель начинает видеть себя неким надзирателем, где у него все под колпаком. Но давайте рассмотрим, как вся эта ситуация выглядит на самом деле:
- Рабочее время = рабочие обязанности. В течение рабочего дня, деятельность сотрудника направлена на интересы компании, поскольку за эту деятельность он и получает оплату в соответствии с фактическими обязанностями. В том числе, получает оплату и за время, которое посвящает своему труду. Если же сотрудник начинает решать личные дела во время работы, получается так, что работодатель оплачивает не конечный результат труда, а решение семейных, бытовых и других вопросов.
- Этика работает в обе стороны. Если у руководителя есть подозрения или основания полагать, что сотрудник во время выездных встреч (заказов, доставок) тратит дополнительное время на “заехать домой”, “посидеть в кафе”, “сходить в супермаркет”, сокращая тем самым свой рабочий день, то мониторинг просто обязателен. Обязателен потому, что сотрудник, к сожалению, не говорит себе в такие моменты “это не этично”.
ЭТО ПОДОРВЕТ ДОВЕРИЕ ВНУТРИ КОЛЛЕКТИВА
Может показаться, что доверие коллектива действительно окажется на низком уровне, если начать внедрять системы мониторинга. Да, это произойдет. Произойдет, если интеграцию систем проводить без правильного подхода. Как это сделать мы рассказывали в этой статье.
Как внедрение систем GPS-мониторинга (при правильной интеграции) работает на самом деле? На примере наших текущих пользователей (опрос проводился среди руководителей подразделений, которые пользуются сервисами “Где Все?”) можно сделать следующие выводы:
- Микроклимат в коллективе нормализовался. Почему так? Поскольку сотрудники понимают, что теперь все действительно в равных условиях. “Любимчиков” и “любителей расслабиться” сервис очень быстро поставил на место, поскольку теперь видно, кто, сколько времени и чем занимался во время работы. Чувство равенства и самоконтроля создало ситуацию, когда каждый сотрудник вознаграждается не за межличностные отношения, а за качество и эффективность работы.
- “Отсеялись” слабые кадры. Как правило, тот, кому есть что скрывать, чаще всего противится изменениям в сфере контроля. Противится, потому что понимает, что его навыки и умения не соответствуют занимаемой должности, либо пропадает возможность работать в привычном энергосберегающем режиме, либо (о чем поговорим дальше) исчезает вероятность осуществления “серых схем” (работать в обход кассы, пользоваться служебным транспортом в личных целях и т.д.)
У МЕНЯ ВСЕ И ТАК ЧЕСТНО РАБОТАЮТ
В одной из наших статей мы уже приводили кейс, что бывает, если руководитель полностью доверяет своим сотрудникам, считая, что они на 100% с ним честны и закрывает глаза на объективные факторы.
Мы не говорим, что 100% доверие - это плохо, но принцип “доверяй, но проверяй” не зря всё ещё существует. Увы, многие воспринимают бесконтрольное доверие как благородную почву для того, чтобы совершать махинации в свою пользу (конечно, в убыток компании).
Кейс
Компания, обратившаяся к нам за сервисами для контроля, занимается геодезическими изысканиями, в частности, оказывает услуги в сфере межевания земельных участков физических лиц.
На момент обращения, контроль сотрудников осуществлялся исключительно из соотношения поступивших заявок к числу выполненных заказов. Главная проблема, стоявшая перед заказчиком - сотрудники слишком много времени проводят на замерах, при этом, затраченное время к фактической прибыли не соответствует изначальным прогнозам. Там, где по прогнозу сотрудник выполнял один заказ, тратил время, за которое можно сделать 2-3 межевания. С чем это было связано? Скорее всего, сотрудники оказывают услуги “мимо кассы”, занимаясь поиском клиентов на месте. При этом, используется оборудование и транспорт компании (данное предположение в будущем подтвердится).
Выглядит это так: получив заказ от менеджера, бригада выезжает по конкретному адресу, где оказывает услугу и получает оплату в соответствии с заявкой в CRM. Пока идут работы, к бригаде подходят другие жители района и просят оказать им аналогичную услугу. Естественно, ни в какую CRM это не вносится, а оплата принимается “мимо кассы”. Отсюда и получается, что бригада тратит время на 2-3 заказа, хотя компания зарабатывает только с одного.
Внедрение системы GPS-мониторинга выездных сотрудников “Где Все?” подтвердило эту теорию уже в течение двух недель. Часть сотрудников стала возвращаться со своих заказов быстрее, приближаясь к времени прогнозируемого выполнения задания. Сотрудники понимали, что теперь их видно на карте и серые заказы точно так же отображаются в виде маршрутов. Вторая часть сотрудников (около 25%) по привычке продолжала заниматься обманными схемами, однако, доказательная база в виде записанных маршрутов, времени стоянок и геолокации довольно быстро пресекла попытки заниматься обманными действиями. 13% сотрудников сначала пытались саботировать GPS-мониторинг, а потом вовсе предпочли покинуть компанию, поскольку сочли такое решение неэтичным и вторгающемся в их личную жизнь (нетрудно догадаться, что этот персонал чаще всего задерживался на выездах).
У сотрудников сохранилась возможность брать заказы на объектах, однако, теперь их стали вносить в CRM-систему, тем самым, за 11 дней выручка от заказов по физическим лицам выросла на 119%, а через 28 дней уже на 168% (те деньги, которые компания недополучала ранее).
Как можно видеть из разобранных возражений, доверие в компании должно работать в обе стороны, однако доверие просто необходимо подкреплять инструментами контроля, тем самым оптимизировать бизнес-процессы, формировать корпоративную культуру и развивать доверительные взаимоотношения между руководителем и подчиненными ему сотрудниками.