Юридические аспекты GPS-мониторинга сотрудников

Местоположение сотрудников и контроль геолокации во время работы: законно ли?

Мониторинг деятельности выездных сотрудников довольно часто сопряжен с попытками уйти от такого рода “контроля”, подвержен саботажу отдельных сотрудников или бойкотированию со стороны целых подразделений. Понять сотрудников можно - никто не хочет, чтобы за ним наблюдали, но и собственника бизнеса тоже можно понять - никто не хочет платить за нецелесообразное расходование рабочего времени или использование служебного транспорта не по назначению.

Логично предположить, что сотрудники не одобряют контроль своего местоположения, ссылаясь на то, что это незаконно. Предлагаем в этой статье разобраться, действительно ли нельзя отслеживать местоположение сотрудников или это просто манипуляция? Нужно ли оформлять какие-то документы, чтобы производить отслеживание, а также выясним, как повысить лояльность команды к новому инструменту.

GPS-мониторинг с точки зрения закона

В ТКРФ нет прямой статьи, которая говорила бы о контроле местоположения сотрудника с использованием технических инструментов. Однако, при этом, руководствуются GPS-слежением в рамках трудовой деятельности, в которой подразумевается контроль со стороны работодателя.

Закон требует, чтобы работодатель отслеживал фактически отработанное время и контролировал исполнение обязанностей.

Статья 91 ТК РФ: «Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником».

Статья 22 ТК РФ: «Работодатель имеет право требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка».

Для этих целей и разработаны сервисы “Angiga”. Сервисы для управления сотрудниками выступают как инструмент выполнения функций руководителя.

Подготовка к GPS-мониторингу персонала

Согласно всё того же Трудового кодекса РФ, не предусматривается оформление видов контроля работодателем. В связи с тем, что внедрение новых инструментов не способствует появлению дополнительных задач и должностных обязанностей, то изменения в трудовом договоре или внутренней документации необязательно.

Тем не менее, для предотвращения непредвиденных ситуаций, лучше получить согласие на использование системы контроля мониторинга деятельности сотрудников. Для этого достаточно сделать дополнительное соглашение к договору или получить подпись об ознакомлении с положением о внедрении инструментов мониторинга сотрудников.

Как оформить документально?

1.В локальном документе (это могут быть правила внутреннего трудового распорядка) необходимо прописать использование GPS-систем на корпоративных или личных устройствах: смартфонах или планшетах. Следует указать, что такие системы используются в целях определения местоположения штатных единиц во время рабочего дня. Также стоит добавить пункт о том, что GPS-трекер должен быть включен в часы работы.

2.В приказе обозначается сотрудник, ответственный за сбор и обработку сведений, получаемых с помощью GPS-сервисов и специализированных приложений. Таким сотрудником может быть непосредственный руководитель, технический специалист или сотрудник отдела кадров. По опыту работы, если сотрудниками использует не только GPS-трекинг, но и остальные функции сервисов Angiga, то местоположение контролируется непосредственным руководителем.

3. В положение о персональных данных внесите изменения, которые будут связаны с новыми инструментами мониторинга. Стандартно для этого указывают:

• сведения, что для работы используется GPS-мониторинг,
• порядок обработки информации (сбор, хранение, использование),
• цель использования инструмента,
• сроки хранения информации,
• данные о том, передаются ли сведения третьим лицам,
• каким образом осуществляется защита получаемой информации,
• ответственных за сбор и обработку информации сотрудников.

4. Подготовьте документ, которым будут уведомлены сотрудники об отслеживании их местоположения. В документе необходимо указать названия актов и реквизиты приказов, их утвердивших.

После выполненных шагов вы можете начать контроль местоположения сотрудников с помощью GPS в мобильном приложении.

Презентация нового инструмента персоналу

Основные задачи сервисов Angiga — улучшение контроля на выезде и в командировках, а также помощь сотрудникам в качественном выполнении работы. Команде следует рассказать о пользе, которую принесет новый инструмент. Мобильное приложение “GPS-трекер” станет полноценным помощником на выезде:

• Удобный планировщик дел. Информация обо всех рабочих процессах содержится в смартфоне: геозадачи, оптимальные маршруты до объектов, данные о клиенте/заказе.
• Прозрачная отчётность - возможность сделать фотографии объекта или выполненного заказа для подтверждения выполнения задач на день.
• Учет рабочего времени и пробега. Сервис автоматически фиксирует время и место выполнения задания, время в пути и продолжительность поездок. Значит, процесс отчетности и возмещения транспортных затрат будет прозрачнее и проще.

Дополнительные преимущества для сотрудников

Многие сотрудники, установившие мобильное приложение на личный смартфон или получившие служебный от компании, часто спрашивают, не отслеживается ли местоположение в личное время и нерабочее время, и не следит ли за работой других приложений. Ответ однозначен: в нерабочее время контроль не ведется. Для этого в приложении предусмотрены:

• Расписание. В мобильном приложении “GPS-трекер” есть базовая функция — расписание, которое устанавливается в соответствии с рабочим графиком сотрудника. В начале дня сервис автоматически включится, а при завершении рабочего дня сообщит, что сервис можно отключить. После этого “GPS-трекер” не будет отслеживать геопозицию.
• Ручное управление. Когда сотрудник досрочно заканчивает рабочий день или отпрашивается, он может вручную отключить GPS-отслеживание. Это будет будет автоматически зафиксировано в отчете о рабочем времени.

Таким образом, работодатель не вторгается в личное пространство сотрудников и не контролирует ничего, кроме рабочих процессов. Основная цель Angiga - повышение эффективности выездных сотрудников, а не “шпионаж”, поэтому в сервисе не используются технологии скрытого сбора данных.

Контроль местоположения сотрудников с Angiga

Подведем итог: по Трудовому кодексу, контроль местоположения специалистов в рабочее время с помощью GPS-устройств разрешен. Однако работодателю нужно разъяснить сотрудникам, как собирается и используется информация об их местоположении. Это поможет повышению слаженности работы и точному учету расходов, включая компенсацию на топливо.