Юридические тонкости мониторинга персонала

Почти в каждой системе осуществления контроля деятельности сотрудников есть средства мониторинга рабочих мест пользователей устройства, которые в течение как его рабочего дня, так и вне его (если сотрудник выполняет сверхурочную работу), собирают информацию о том, на какие сайты заходит сотрудник, с какими документами работает - скачивает, редактирует и распечатывает, с какими контактами и какого рода переписку ведёт. Некоторые системы могут также перехватывать звонки по IP-телефонии или делать снимки с веб-камеры.

Вполне логично предполагать, что любое программное обеспечение в компании или на предприятии не внедряется «просто так» и «чтобы было» - завершили установку и больше не возвращаетесь к этой теме. Это работает не так - требуется подготовка материальной базы (компьютеры, серверы, камеры), информационных ресурсов для оповещения и обучения коллектива, но очень часто забывают о важном аспекте, который потом играет злую шутку – мы говорим про юридическую подготовку.

Юридическая подготовка - важная составляющая внедрения программных комплексов по мониторингу рабочих мест сотрудников. Объясняется это тем, что довольно часто у подчиненных возникает возражение, ведь им кажется, что мониторинг является вторжением в их частную жизнь. Следовательно, подобная подготовка требует уделить ей особое внимание, с обязательным подключением специалистов безопасности и юридического отдела.

В первую очередь, внедрение системы мониторинга рабочих мест необходимо начинать с разработки регламентов обработки информации на предприятии. Далее следует введение режима соблюдения коммерческой тайны (КТ) и конфиденциальной информации (КИ). Следует обязательно определить, какую информацию относить к КТ и КИ, а также как и кем она будет обрабатываться. Эти регламенты в обязательном порядке утверждаются приказом руководства предприятия.

Рассмотрим вопрос мониторинга с юридической точки зрения. Что нам говорят законы? Конституция говорит, что: “Каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Каждый имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Ограничение этого права допускается только на основании судебного решения.”

УК РФ: Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений граждан - наказывается штрафом …, либо обязательными работами …, либо исправительными работами…

Таким образом, на первый взгляд кажется, что полный мониторинг работы сотрудника, включающий просмотр его переписки, прослушивание записей его телефонных переговоров и т.д., является незаконным. Права работодателя на продукт, созданный работником, охраняются Гражданским и Трудовым кодексами Российской Федерации.

ГК РФ: Исключительное право на секрет производства, созданный работником в связи с выполнением своих трудовых обязанностей или конкретного задания работодателя (служебный секрет производства), принадлежит работодателю.

ТК РФ: Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Как бы этого не хотелось, но противоречий в законодательстве нет. Кодексы охраняют сотрудника и его права на личную жизнь, но при этом охраняют и права работодателя на секреты производства и результаты работы сотрудника.

Во-первых, стоит учесть следующее: на рабочем месте сотрудника компьютер, стационарный телефон (или АТС), в том числе и предоставленный компанией мобильный телефон - это собственность работодателя и предназначены вверенные устройства исключительно для выполнения должностных обязанностей, но не для личных целей. Следовательно, вести личные переписки и разговоры на рабочем оборудовании запрещёно.

Во-вторых: владелец корпоративного электронного почтового ящика, абонентом телефонных сетей является юридическое лицо - предприятие.

В-третьих - сотрудник на рабочем месте ведёт не личную переписку, а выполняет трудовые обязанности и указания работодателя.

В-четвертых - документооборот в бумажном виде осуществляется через специализированные отделы (канцелярии, секретариаты), что фактически сопряжено с тотальным контролем переписки.

В-пятых - работодатель имеет право контролировать использование оборудования, а также сами процессы обработки информации, в том числе, применяя технические и программные средства, для того, чтобы предотвратить репутационный и материальный ущерб бизнеса.

Исходя из этой информации, необходимо принять во внимание, что перед началом внедрения системы мониторинга рабочих мест требуется выполнить обязательные действия.

Первое. Определить регламент обработки информации, относящийся к КТ и КМ. Довести до сотрудников этот регламент и разработать правила использования средств хранения, обработки и передачи информации.

Второе, Разработать и довести регламент проведения мониторинга. В регламенте указать, какие рабочие места подлежат мониторингу, что входит в мониторинг (какая информация будет собираться, будет ли мониторинг скрытым или открытым и т.д.).

Третье. Получить письменное согласие сотрудников на проведение мониторинга рабочего места с использованием устройств, относящихся к устройствам корпоративного характера.

Четвертое. Включить положения об обязательстве работника соблюдать правила использования средств коммуникации и согласие на мониторинг в трудовой договор.

Пятое. Выпустить приказ руководителя предприятия о внедрении программного комплекса мониторинга. В нём необходимо отразить, какое ПО внедряется, на основании каких нормативно-правовых актов (законов и подзаконных актов, регламентов) и с какими целями оно внедряется, перечисляются отделы, ответственные за его эксплуатацию, указаны сроки внедрения.

Рассмотренный нами порядок действий относится к варианту офисной работы сотрудников предприятия. Но не стоит забывать, что современный рынок меняет формат работы и всё больше сотрудников переходят на “удалёнку”.

В этом случае возникают дополнительные юридические тонкости, которые необходимо учитывать. На “удалёнке” встречается два вариант работы: сотрудники работают на своём офисном оборудовании, которое им выдала компания и просто привезли его домой; сотрудники работают на своих личных устройствах, занимаясь деятельностью в интересах предприятия.

При использовании любого варианта, в любом случае требуется дополнение к трудовому договору, где будет зафиксировано изменение формата занятости сотрудника с обязательного присутствия в офисе на присутствие по желанию. Это станет гарантией законности нахождения сотрудника вне офиса в рабочее время, т.е. того, что нахождение сотрудника дома – это удалённая работа, а не прогул, который может являться основанием для увольнения.

Если сотрудники работают на офисных рабочих станциях, принадлежащих работодателю, то необходимо дополнительно оформить передачу оборудования сотруднику на ответственное хранение и использование, причём аппаратная конфигурация офисной рабочей станции (с серийными номерами оборудования), как и перечень установленного ПО, должны быть указаны в Акте приёма-передачи. Это позволит полностью исключить «пересборку» рабочей станции, т.е. злоупотребления со стороны нечестных сотрудников.

Если же сотрудники работают на своих личных (домашних) компьютерах, то очевидно, что в данном случае может произойти (да и происходит почти всегда) смешивание личной информации сотрудника (фотографии, видео и т.д.) с рабочей. Тогда при использовании программных комплексов мониторинга работы пользователей произойдёт загрузка личной информации сотрудника в корпоративное хранилище, что, очевидно, недопустимо без письменного согласия сотрудника – личные данные охраняются действующим Законодательством, как это уже отмечалось выше. Поэтому перед установкой такого программного обеспечения на личный (домашний) компьютер сотрудника необходимо получить письменное согласие сотрудника. Если сотрудник использует носители информации работодателя (флэш-накопители, внешние жёсткие диски и т.д.), на своём домашнем компьютере, то для их мониторинга также необходимо письменное согласие сотрудника, так как мониторинг использования накопителей невозможен без установки программного обеспечения на домашний компьютер сотрудника.

В случае использования для работы личных рабочих станций сотрудников обязательно следует заключить дополнительные соглашения с сотрудниками отдела ИБ предприятия о неразглашении ставшей им случайно известной личной информации сотрудников.