Магниты против интернета. Ставим задачи и контролируем выполнение с сервисом “OnBoard”

Реальный кейс из нашей практики.

Однажды, приехав на встречу с одним из партнёров, перед нашим сотрудником разыгралась следующая картина: около 20 менеджеров на большой магнитной доске презентовали и расписывали свой план работ, продаж и дел на текущий день. На презентацию каждый сотрудник тратил около 3-5 минут, а это целый час рабочего времени! Целый час, чтобы просто рассказать, какие планы на день. Да-да, НА ДЕНЬ - такая процедура проводилась ежедневно (в месяц, это почти три рабочих дня только на обсуждение планов).

На закономерный вопрос об эффективном расходовании менеджерами времени, был дан ответ, что все уже так привыкли, не видят в этом проблем, ведь много времени это не занимает (всё ещё три дня в месяц) и руководитель в курсе, кто чем сегодня будет заниматься.

Если честно, подобные ситуации встречаются часто. Возможно, многие из вас узнали в этой ситуации себя и пошли считать, сколько реального времени уходит на брифинги, встречи, сборы и т.д. Посчитали и ужаснулись? Ничего страшного - это нормальная реакция. Скорее всего, вы просто относили это к моментам, без которых работа просто не построится.

А что, если мы скажем, что планёрки и постановку задач можно легко перенести в онлайн-режим, но сохранить для сотрудников привычный им формат планирования, отчетов и результатов работы на доске? Специально для таких ситуаций и разрабатываются сервисы, по типу виртуальной доски “OnBoard”.

“OnBoard”- облачное решение для постановки задач, планированию рабочего дня и контролю выполнения финансовых показателей. Основное отличие сервиса - направленность на организацию именно системы продаж. Пользоваться “доской” можно как в организациях, так и фрилансерам/мастерам/самозанятым, где вполне можно осуществлять запись клиентов, вести их учёт или статус проекта/заказа.

Если говорить просто, то сервис превращается в ту самую “магнитную доску”, где в режиме онлайн каждый сотрудник сам проставляет свои планы на день, расписывает задачи и ожидаемые финансовые показатели от этих действий. Руководитель, в свою очередь, видит всю картину продаж, её изменение в течение рабочего дня и не тратит время на долгие планёрки.

Довольно часто, внутри подразделений существует и соревновательный момент (инициированный руководителями отделов или завязанный на мотивации сотрудников). Если поддержание соревновательного духа напрямую связано с проведением офлайн-планёрок, и руководитель не готов отказываться от такого эффективного инструмента мотивации, то сервис сохраняет этот “мотивационный” момент. Сотрудники отдела или подразделения могут видеть планы друг друга и дополнительно стремятся опередить коллег как в поставленных планах, так и в факте выполнения задач.

“Звучит всё хорошо, но действительно ли так эффективно?”. Давайте посчитаем вместе.

Итак, из исходных данных мы получили, что сотрудники тратят по 3-5 минут на презентацию, что превращается в один час рабочего времени (здесь мы не стали учитывать временные затраты на обсуждения, выяснения или дискуссии, но понимаем, что эти события идут не в плюс “офлайн” подходу).

Теперь рассмотрим аналогичную ситуацию, но с использованием облачного решения.

Заполнение плана рабочего дня одним сотрудником, по нашим наблюдениям, занимает 5-7 минут. Кажется, что это больше, чем 3-5 минут живого общения, но дело в том, что 5-7 минут тратят все сотрудники ОДНОВРЕМЕННО. После этого, они могут приступать к своим прямым обязанностям.

В том случае, если у руководителя возникают вопросы, то общение идёт уже точечное по каждому сотруднику. В результате, наблюдается существенная экономия времени и чёткое понимание текущего положения дел.

Сервис “OnBoard” отлично интегрируется с сервисами “Учёт Рабочего Времени” и “Где Все?”, что значительно повышает эффективность и функциональность использования. Совместную работу сервисов Angiga мы расскажем в следующих статьях.