Сотрудники сопротивляются новым процессам в компании. Что делать?

Новые технологии и инструменты в бизнесе всегда предполагают обучение сотрудников и их переподготовку. Однако часто бывает так, что кто-то может быть настроен недоверчиво к внедряемой технологии, принимает изменения без энтузиазма или вовсе саботирует появление нового инструмента в бизнес-процессе компании. Как грамотно выстроить процесс интеграции бизнес-подразделений в программу новых бизнес-процессов рассмотрим в этой статье.

Мировой лидер в области интеллектуальной автоматизации Blue Prism провели исследование о влиянии цифровой рабочей силы на способность бизнеса быстро адаптироваться в текущей конкурентной и экономической ситуациях. По данным исследователей, 84% российских бизнесменов считают, что их сотрудники доверительно относятся к совместной работе с системами автоматизации и роботизации, а 72% готовы доверять таким системам и мониторинг/управление персоналом.

Чтобы популяризировать идею по внедрению систем автоматизации и роботизации (RPA), необходимо направить силы на стимулирование интереса у сотрудников бизнес-подразделений. Для этого следует вовлекать сотрудников в совместную деятельность RPA-сервисов, при этом следует отказаться от идеи навязывания нововведения.

Важные факторы успеха внедрения и преодоления негативного восприятия систем автоматизации:

Стратегия и согласованность,

Спонсорство,

Организационная культура и вовлеченность сотрудников.

1. Стратегия и согласованность

Первый и самый важный аспект - это наличие стратегии и видение компанией процесса автоматизации процессов. Важно, чтобы руководитель подразделения или направления смог корректно и понятно сформулировать, а затем объяснить персоналу идею внедрения RPA. Обязательно необходимо продемонстрировать, как внедряемые сервисы помогают повышать эффективность, закрывать рутинную бизнес-задачу или оптимизировать процесс взаимодействия внутри команды. Ключевой элемент - налаженные в компании коммуникации. Таким образом реализация процесса внедрения позволит провести все мероприятия с максимальной эффективностью и позволит донести до сотрудников причины внедрения RPA и его преимущества.

2. Спонсорство

Любое крупное организационное изменение, затрагивающее работу целого подразделения, в том числе и внедрение систем автоматизации, необходимо сопровождать поддержкой со стороны топ-менеджмента организации. Поддержка должна проявляться как в формате информационной и одобрительно политики, так и с применением спонсорства как инструмента материального поощрения и вовлечения персонала: открытые сессии для сотрудников, совместные проекты и создание рабочей среды, поощряющей инновационные идеи по использованию инструментов автоматизации.

3. Организационная культура и вовлеченность сотрудников

Прежде чем вводить систему автоматизации бизнес-процессов (в том числе, и систему управления персоналом), необходимо проанализировать, как обычно сотрудники реагируют на изменения и как руководители работают с такими ситуациями. В случае сопротивления со стороны команды, следует выявить, чем вызвано недовольство и как его минимизировать.

Инструменты интеграции

Выделяют четыре направления, которые помогают эффективно и в короткий срок интегрировать систему автоматизации процессов в работу, а именно: образование, отчетность, брендинг и культура общения.

Обучение

Этот инструмент даёт гарантию того, что все понимают возможности “цифрового сотрудника”. С помощью обучения сотрудник получает знания о процессах системы автоматизации, её возможностях и о том, какие действия на себя “берет” RPA. Понимание этих элементов снижает у сотрудника страх перед новым инструментом и повышает его интерес и вовлеченность в работу.

Повышение интереса и вовлечения можно стимулировать с помощью общих тренингов, семинаров и других активностей, привносящих в обучение элемент развлечения и соперничества.

Отчетность

Регулярная сводка по работе системы автоматизации процессов, позволит сделать взаимоотношения между сотрудниками и руководителем более прозрачными и честными. Отчеты должны соответствовать видению автоматизации процессов, отражать общие корпоративные цели, быть понятны для сотрудников и не содержать терминов и сокращений.

Бренд и культура

Позиция, что RPA и автоматизация процессов являются частью корпоративной культуры, положительно влияют на восприятие новинки сотрудниками. Согласование RPA стратегии, ее процессов и идей с культурой организации позволит повысить заинтересованность сотрудников в проведении программы, создать более позитивную среду, избежать страха перед масштабными изменениями и укрепить уровень сотрудничества в компании.

Коммуникация

Чем прозрачнее программа, тем более вовлеченными чувствуют себя сотрудники.

Эффективная и прозрачная коммуникация достигается последовательностью действий по выстраиванию общения между системой автоматизации, руководством и подчиненными.

Как и во время любого масштабного проекта внутри компании, необходимо подготовить сотрудников к изменениям, включить их в процесс, ознакомить с идеей и популяризировать ее. В таком случае можно будет рассчитывать на эффективное внедрение любых сервисов в организации и достижение наилучших результатов.