​Тайм менеджмент: с чего начать?

“Тайм-менеджмент” в переводе с английского означает «управление временем». Естественно, машина времени пока не изобретена (да и вряд ли когда-то будет изобретена), поэтому управление временем используется в более узком смысле и отвечает за упорядочение использования времени (рабочего и личного), которое будет направлено на максимальное количество выполненных задач. Иными словами, это учет и оперативное планирование времени.

Большинство людей, которые сталкиваются с тайм-менеджментом, на этапе знакомства живут с уверенностью, что всё это не про них, но где-то и есть люди, которые без проблем пользуются этим навыком… «Я уже пробовал и у меня не получилось! Может быть, в какой-нибудь Германии жить по плану можно, а у нас это нереально! Каждые пять минут новые дела — как же можно следовать какому-либо плану?».

К сожалению, так чаще всего и происходит (особенно, если руководство пытается внедрить управление временем на работе). Это связано с тем, что управление собственным временем, в первую очередь, слом себя и своих привычек. Самые волевые в компании начинают писать планы, неделю их героически выполняют, но потом “забивают” на это дело.

В этой статье мы предлагаем рассмотреть несколько простых правил, которые позволят выработать у себя навык Тайм-менеджмента и обучить ему свой персонал.

Правило 1. Учёт времени

Первое, что приходит на ум человеку, который решил серьёзно заняться контролем своего времени, составить план дня и строго следовать ему. Такой подход имеет смысл, но очень быстро сбивает весь настрой, потому что действительно нельзя соблюдать тайминги минута в минуту. Начинает казаться, что ты опаздываешь и выбиваешься из графика — это демотивирует. Правильный тайм-менеджмент начинается не с планирования, а с учета времени. Невозможно планировать, если мы плохо представляем временные затраты на самые обычнее дела. Прямо сейчас, прикиньте, сколько у вас уйдет времени, чтобы:

• - Помыть голову?
• - Погладить одну футболку?
• - Найти контакт партнёра, если надо срочно написать письмо?
• - Заехать на заправку (без очереди)?
• - Сделать один маленький звонок маме?
• - Зайти в мессенджер, чтобы “быстренько глянуть чаты”?
• - Забежать на секунду в магазин, а то на ужин есть нечего?

А если этот мысленный эксперимент вы воплотите в жизнь, то тогда точно будете знать сколько времени у вас “отжирают” банальные и пустяковые дела. Не начинайте планировать, пока не исследовали свою жизнь учетом времени. Для этого достаточно завести небольшой блокнот и записывайте в него весь свой день.

Правило 2. 15 минут

Вы записываете день, но с какой подробностью хронометрировать его? Записывать всё, что делал каждые 3 минуты? 10 минут? 30 минут? Час?. На самом деле, экспериментально установлено, что оптимальный тайминг - запись каждые 15 минут. Четыре записи в час - получается довольно подробно, и не забудете основные события.

Естественно, брать это как единое правило не надо. Если у вас память компьютера, то записи можно делать и раз в 30-45 минут. А если вы стоите в пробке и знаете, что следующие 50 минут пройдут у вас в ожидании и прослушивании аудиокниги, то дробить это время для отчета не имеет смысла.

Правило 3. Напоминалки

Чтобы каждые 15 минут не держать в голове необходимость записи и не превращать всё это в помешательство, рекомендуем воспользоваться устройствами, которые будут “помнить” вашу задачу за вас.

Проще всего, взять смартфон, часы, умную колонку или любой другой девайс и запрограммировать его на напоминания: каждые 15 минут ваше устройство должно издавать звук/вибрацию, уведомляющую о приближающемся дедлайне по записи дня.

Правило 4. Не оценивайте себя

Когда придет понимание, сколько времени уходит на бесполезные дела, скорее всего у вас опустятся руки, вы расстроитесь и поймёте, что все в своей жизни делали не так. На самом деле, это неверный подход! Работа над собой - это большой подвиг, которым вы должны гордиться, а признание своей проблемы является первым шагом на пути к самосовершенствованию!

Ведите хронометраж, фиксируя только факты, без всяких оценок (себя и действий).

Правило 5. День на четыре части

Для многих учет времени с утра до вечера — слишком затруднительная задача. Отвлекает от важных дел, сильно сбивает с обычного ритма жизни, рождает чувство раздражения или усталости.

Не беритесь сразу за весь день, осваивайте день по частям. Естественным образом день делится на четыре части:

- Утро до работы;

- Работа до обеда;

- Работа после обеда;

- Вечер после работы.

А теперь выберите любой фрагмент, который, по вашему мнению вам дастся для записей лучше всего. Например, это будет утро до работы. Всего один фрагмент - звучит просто! Вооружившись блокнотом и напоминалками, начинайте со спокойного, без эмоциональных оценок, хронометрирования своего утра.

Проснулись, встали, привели себя в порядок, зарядочка, каждые 15 минут отмечаем, что и как происходит, добрались до работы, сели за стол и можете отложить свой блокнот в сторону - сегодня задачу вы закрыли.

Сколько дней так изучать свое утро? Обычно от 3 до 7 дней: чтобы изучить варианты и набрать статистику.

Изучили первую часть, переходите ко второй. Так, через месяц у вас соберется срез по всему дню.

Правило 6. Начинайте с легкого, заканчивайте сложным

Тут всё довольно просто. Чтобы у вас было ощущение прогресса и успеха, начинайте хронометраж с самой простой части дня, постепенно переходя к самой сложной. Так, в финале, вам будет проще “вкатываться” в режим и делать записи.

Соответственно, учет времени лучше начинать с легкого времени: с той части дня, где у вас голова самая ясная, а дела привычно упорядочены.

Субботу и воскресенье в любом случае стоит изучать отдельно, и тоже поделить на какие-то части. Если идею поняли, тут сложностей не будет.