​“УРВ без проблем”: Как правильно ввести электронную систему учёта рабочего времени.

Довольно часто, при внедрении наших сервисов, мы слышим от линейных сотрудников, что все системы контроля - “бесполезная трата времени на прихоть начальства”. Не совсем так, ведь учёт рабочего времени - обязанность любого бизнеса, прописанная в Трудовом кодексе. Система управления рабочим временем - это важный аспект работы компании.

В ТКРФ, конечно, устанавливаются основные понятия и нормы труда, но выбор типа системы учёта рабочего времени оставляет за собой руководитель предприятия. В этой статье мы рассмотрим, как правильно вводить учёт рабочего времени, учитывая законодательные нормы и прогнозируемую эффективность от внедрения.

“Рабочее время” как термин определяется в ст. 91 Трудового Кодекса РФ. А учёт рабочего времени - регистрация того количества часов, которое работник проводит, выполняя свои непосредственные функции.

Независимо от того, какой вид учёта рабочего времени используется (суммированный и несуммированный), учёт необходимо фиксировать официально. До 2013 года существовали стандартизированные документы, но теперь законодательство оставило за компаниями возможность разрабатывать собственные формы, отвечающие требованиям организации.

Документ, где представлен каждый сотрудник компании, и в котором отмечается время их труда, называется табелем учёта рабочего времени. Табель может быть представлен как в электронном, так и в более привычном бумажном формате. В зависимости от типа табеля, отличаются и методы (форматы) учёта времени сотрудников:

• Самый старый способ (и, увы, всё ещё самый популярный) - книга учета рабочего времени или тетрадь учёта рабочего времени. Представляет собой бумажный журнал, где вручную фиксируют время прихода и ухода сотрудников;
• Более современная форма - Система контроля и управления доступом (СКУД). В классическом виде - это пропускная система, где сотрудник фиксирует приход/уход с работы с помощью магнитной карты;
• Следующая ступень СКУДа - биометрические системы. Вместо карточки используются уникальные биометрические данные сотрудника;
• ИТ-системы. Можно сказать, что сейчас это - наиболее эффективный метод. Работа организуется с помощью отдельных приложений и утилит, которые применяются каждым сотрудником самостоятельно, например, как сервис “УРВ”.

Хорошо, вы определились, что ИТ-система - ваш выбор (надеемся, то это “УРВ”), но как её внедрить? Разбираемся на нашем опыте:

1. Интегрируйте систему постепенно.

Не пытайтесь применять сразу весь функционал. Сотрудникам довольно сложно переключаться с привычного уклада на что-то новое, поэтому, для начала, начните с базовой функции “Начать/закончить рабочий день”. Через 1,5-2 недели можете внедрять “обед”, затем “перерывы” / ”перекуры” и т.д. Так для сотрудника не будет возникать сложностей с адаптацией под новые правила компании;

2. Запустите пилотный запуск на небольшой аудитории

Если ваш штат превышает 15-20 человек, то вполне имеет смысл начать внедрять систему с более исполнительных и лояльных сотрудников или просто разделить штат на несколько групп и переводить каждую группу постепенно. Так вы сможете понять, с какими трудностями адаптации сталкиваются самые ответственные работники и применить эти знания к остальным коллегам.

3. Не используйте репрессивные и агрессивные методы внедрения

Метод “кнута” здесь не работает. Во-первых, освоение новой программы и системы (даже понятной, как “УРВ”) создаёт стрессовую и не комфортную ситуацию, поэтому дополнительное давление только закрепит в сотрудниках отрицание и негатив к нововведениям и приведёт к усложнению работы внутри коллектива.

4. Создайте более комфортные условия для тех, кто уже пользуется системой

В том случае, если внутри коллектива происходит деление на тех, кто принял новые правила и тех, кто пытается их саботировать, можно применить поощрительные меры к первым. Например: сделать возможность ненормированного по времени обеда или дать иные “плюсы” на ваше усмотрение.

5. Закрепите использование системы в уставе компании.

Всё гениальное просто: хотите что-то внедрить - закрепите это документально на уровне компании.

Данные советы носят универсальный характер и вполне могут подойти и под внедрение других сервисов от Angiga. Начинайте с малого и сами увидите, как улучшатся показатели вашего бизнеса.